Thủ tục thành lập hộ kinh doanh và những lưu ý cần biết

1. Hộ kinh doanh là gì? Những đối tượng nào nên đăng ký hộ kinh doanh cá nhân?

1.1 Hộ kinh doanh là gì?

Điều 79 Nghị định 01/2021 / NĐ-CP về đăng ký kinh doanh cho biết, một hộ kinh doanh cá nhân được thành lập bởi một cá nhân hoặc thành viên của một hộ gia đình, chịu trách nhiệm bởi tất cả tài sản của họ cho doanh nghiệp đó. Trong trường hợp những thành viên đăng ký hộ gia đình kinh doanh, họ sẽ ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ gia đình kinh doanh. Cá nhân đăng ký làm chủ doanh nghiệp, người được các thành viên trong gia đình ủy quyền làm đại diện hộ gia đình sẽ là chủ hộ của doanh nghiệp.

1.2 Các đối tượng nên đăng ký HKD.

Nhiều người khi bắt đầu kinh doanh thường tự hỏi liệu nên thành lập công ty hay đăng ký một hộ kinh doanh riêng, cho phù hợp với quy mô hoạt động của chính họ, hay những lợi thế và bất lợi của từng loại hình kinh doanh…. Thông thường, các cá nhân và hộ gia đình sau đây nên đăng ký làm hộ gia đình kinh doanh riêng lẻ thay vì xây dựng công ty hoặc doanh nghiệp:

• Những đối tượng không có nhu cầu sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để tránh những rắc rối về thuế như khai báo, nộp báo cáo hàng quý, báo cáo tài chính…
• Cá nhân và hộ gia đình có mô hình kinh doanh nhỏ và ít vốn.
• Có nhu cầu hợp pháp hóa hình thức kinh doanh của họ, cần giấy phép khi được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

1.3 Các đối tượng không cần thiết đăng ký HKD.

Bên cạnh đó là những đối tượng không cần thiết phải đăng ký hộ kinh doanh cá nhân: 

Cá nhân, hộ gia đình làm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, sản xuất muối và những người bán thực phẩm đường phố, đồ ăn nhẹ, doanh nghiệp di động, doanh nghiệp kinh doanh theo mùa, dịch vụ thu nhập thấp không phải đăng ký hộ gia đình kinh doanh.

2.1 Thủ tục và cách tiến hành đăng ký hộ kinh doanh cá thể. 

Một hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá nhân sẽ bao gồm các tài liệu cần có sau:

• Đơn xin đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao hợp lệ của chứng minh thư / CCCD / hộ chiếu của chủ sở hữu hộ gia đình kinh doanh.
• Một bản sao hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng cho vay mua nhà hoặc sổ đỏ trong trường hợp chủ hộ có tên địa chỉ hộ gia đình kinh doanh (yêu cầu công chứng).

Trong trường hợp thành viên hộ gia đình cùng đóng góp vốn để đăng ký kinh doanh, cần có các tài liệu bổ sung sau:

• Bản sao hợp lệ của chứng minh thư / CCCD / hộ chiếu của thành viên hộ gia đình.
• Một bản sao hợp lệ biên bản cuộc họp của các thành viên trong gia đình về việc thành lập hộ gia đình kinh doanh.
• Một bản sao hợp lệ của giấy ủy quyền của các thành viên trong gia đình để một thành viên là chủ gia đình kinh doanh.
• Thư ủy quyền cho người nộp đơn (nếu có).
• Một bản sao hợp lệ của giấy chứng nhận thực hành (nếu có).

2.2 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh.

Công dân có thể nộp đơn đăng ký hộ gia đình kinh doanh cá nhân tại văn phòng, cơ quan đăng ký kinh doanh của quận, huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Ngoài mẫu đơn trực tiếp, công dân có thể thực hiện các thủ tục đăng ký hộ gia đình kinh doanh trực tuyến tại trang dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố mà công dân cư ngụ. Sau khi đăng ký, đơn sẽ được chuyển đến Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc Phòng Kinh tế của Ủy ban Nhân dân huyện có liên quan để xem xét và phê duyệt.

Trong trường hợp đơn đăng ký hợp lệ, văn phòng đăng ký kinh doanh của huyện sẽ gửi thông báo về tài khoản đăng ký kinh doanh của chủ hộ để sắp xếp ngày để lấy giấy phép. Trong trường hợp đơn đăng ký có những điểm không thỏa đáng, cần được bổ sung hoặc từ chối, chủ hộ cũng sẽ nhận được thông báo trực tiếp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh.

2.3 Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký.

1.Trường hợp đơn đăng ký hợp lệ.

Khi nhận được đơn, cơ quan đăng ký kinh doanh của huyện sẽ bàn giao biên lai và cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ gia đình cho doanh nghiệp hộ gia đình trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đăng ký hợp lệ, để đơn đăng ký được thông qua dễ dàng, hồ sơ phải có đủ các điều kiện sau:

• Đối tượng đăng ký kinh doanh và ngành nghề không bị cấm đầu tư kinh doanh.
• Tên của hộ đăng ký kinh doanh được đặt theo quy định tại Điều 88 của Nghị định số. 01/2021 / ND-CP về những quy định khi đăng ký kinh doanh.
• Trả đầy đủ phí đăng ký hộ gia đình theo quy định.

2. Trong trường hợp đơn đăng ký không hợp lệ.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, cơ quan đăng ký kinh doanh của huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn hoặc người thành lập hộ kinh doanh. Thông báo phải nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ (nếu có).

Nếu sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ gia đình kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không được nhận hoặc không có thông báo yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thì người  đại diện thành lập hộ gia đình kinh doanh có quyền khiếu nại và tố cáo theo quy định của pháp luật về quyền khiếu nại và tố cáo.

Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên của mỗi tháng, cơ quan, văn phòng đăng ký kinh doanh của huyện sẽ gửi danh sách các hộ gia đình kinh doanh đã đăng ký trong tháng trước cho cơ quan thuế cùng cấp, văn phòng đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý chuyên ngành ở cùng cấp độ.

3. Những điều cần lưu ý khi đăng ký thủ tục hộ kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

Nói chung, việc đăng ký một hộ kinh doanh cá nhân đơn giản hơn là thành lập doanh nghiệp vì nó ít bị ràng buộc hơn đối với một khuôn khổ nhất định. Nhưng khi nói đến quá trình thành lập và đăng ký sẽ có nhiều trở ngại hơn.

Thông thường, trong quá trình thành lập một hộ gia đình kinh doanh, tùy thuộc vào nhân viên xử lý các tài liệu, một số vấn đề sẽ có giải pháp khác nhau. Như trong nghị định, không có lệnh cấm đặt tên hộ gia đình kinh doanh bằng tiếng Anh, nhưng với bất kỳ Ủy ban Nhân dân nào, tên tiếng Anh sẽ không được chấp nhận, không phải tất cả các Ủy ban Nhân dân đều hướng dẫn cách sửa tên bằng cách hỗ trợ thêm một dấu chấm giữa các ký tự.

Dựa trên kinh nghiệm đăng ký hộ gia đình kinh doanh cá nhân cho hàng ngàn khách hàng từ miền Bắc đến miền Nam, Quốc Bảo nhắc nhở bạn về những điều cần lưu ý sau đây để đăng ký kinh doanh cá nhân thành công.

3.1 Những đối tượng được phép đăng ký HKD

Theo Điều 79 của Nghị định 01/2021 / ND-CP, các đối tượng có quyền thành lập hộ kinh doanh cá nhân là những cá nhân, thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp lý. Hoặc các nhóm bạn, thành viên của cùng một gia đình, những người muốn làm kinh doanh cùng nhau, cũng có thể đăng ký để thành lập một hộ gia đình kinh doanh cá nhân.

Một cá nhân chỉ được phép đứng tên cho một hộ gia đình kinh doanh cá nhân trên toàn quốc. Nếu cá nhân này đã có một hộ gia đình kinh doanh, mặc dù hộ gia đình kinh doanh này đã không thực hiện các hoạt động kinh doanh trong một thời gian dài nhưng không bị giải thể, cá nhân đó vẫn không thể nêu tên trong hộ gia đình kinh doanh mới (nếu bạn muốn thực hiện các thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới, bạn phải thực hiện các thủ tục để giải thể hộ gia đình kinh doanh cũ).

3.2 Những lưu ý về việc thiết lập tên cho HKD.

Cũng giống như thành lập một doanh nghiệp, các HKD gia đình cũng có tên riêng của họ.

• Tên hộ gia đình kinh doanh bao gồm các yếu tố 2: “Doanh nghiệp gia đình + Tên riêng của hộ gia đình”.
• Tên của hộ gia đình kinh doanh không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” vì nó dễ nhầm lẫn với loại hình kinh doanh.
• Tên riêng của một hộ gia đình kinh doanh không được giống với tên của các hộ doanh nghiệp đã đăng ký khác trong huyện.
• Không sử dụng tiếng Anh để đặt tên HKD. Nếu được sử dụng, đảm bảo rằng có một khoảng thời gian giữa các ký tự.

Ví dụ: Hộ gia đình kinh doanh E.M.I.L.Y.

Trên thực tế, đối với các cửa hàng tự phát (chưa được đăng ký) khi thực hiện thủ tục đăng ký HKD, tên cửa hàng cũ có thể thay đổi hoặc không . Trong trường hợp tên cửa hàng đã được đăng ký bởi một HKD khác trước và ngược lại, nếu tên cửa hàng chưa được đăng ký bởi một HKD khác, bạn vẫn có quyền đăng ký tên đó.

3.3 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký. 

1. Địa điểm kinh doanh là gì?

Địa điểm kinh doanh của một hộ gia đình kinh doanh là nơi hộ gia đình kinh doanh tiến hành các hoạt động kinh doanh. Một hộ kinh doanh có thể tiến hành kinh doanh tại nhiều địa điểm, nhưng phải chọn một địa điểm để đăng ký trụ sở chính của hộ kinh doanh và thông báo cho cơ quan quản lý thuế hoặc cơ quan quản lý thị trường nơi họ tiến hành hoạt động kinh doanh.

2. Các trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ.

Trong trường hợp địa chỉ này là một ngôi nhà thuê hoặc mượn, cần phải xác minh rõ ràng tại địa chỉ này, có ai đã thành lập HKD ở đây trước đây không? Nếu có, họ đã giải thể HKD này chưa? Để xác minh điều này, cần phải yêu cầu chủ nhà đến Ủy ban Nhân dân huyện để trình bày.

Trong trường hợp có một HKD chưa được giải thể, chủ sở hữu có thể đến Ủy ban Nhân dân Quận để yêu cầu giải thể HKD với lý do chủ sở hữu HKD đã rời đi và không còn hoạt động ở đây.

Ngoài ra, khi thành lập một hộ kinh doanh cá nhân kinh doanh trong một số ngành đặc biệt, sẽ có các yêu cầu bổ sung như sau:

• Ngành công nghiệp spa (làm móng tay, cắt tóc, dầu gội, trang điểm, massage mặt).
• Công nghiệp bán buôn thực phẩm và đồ uống: bắt buộc phải có giấy chứng nhận vệ sinh thực phẩm và an toàn để vận hành
• Ngành sản xuất thực phẩm: bắt buộc phải thực hiện các quy trình khai báo thực phẩm.
• Dạy yoga, tập gym.

3.4 Chú ý về nguồn vốn điều lệ khi đăng ký. 

Hiện tại, luật pháp không quy định vốn tối thiểu hoặc tối đa cho HKD. Do đó, bao nhiêu vốn được đăng ký phụ thuộc vào khả năng của mỗi người, quy mô và ngành mà người đăng ký đang hướng tới. Ngoài ra, khi quyết định đăng ký HKD, cần phải xem xét rủi ro sau này. Nếu doanh nghiệp hoạt động không thành công, bạn chịu trách nhiệm cho tất cả các tài sản bạn có, không chỉ vốn bạn đã đăng ký.

Ngoài ra, các hộ gia đình kinh doanh cũng nên đăng ký vốn thấp, không nên đăng ký vốn cao vì cơ quan thuế sẽ dựa vào các điều kiện 3 sau đây để áp dụng mức thuế suất cố định hàng tháng cho các hộ gia đình kinh doanh:

• Vốn cao hay thấp;
• Địa điểm kinh doanh nằm trong một khu vực sầm uất, với vị trí thuận lợi, mặt tiền hoặc trong một con hẻm;
• Hàng hóa của hộ gia đình có khả năng bán hàng tốt hay không.

3.5. Lưu ý về số lượng nhân viên tối đa của hộ kinh doanh.

Theo quy định trước đây, số lượng nhân viên tối đa mà một hộ gia đình kinh doanh cá nhân được phép sử dụng là nhân viên 9. Tuy nhiên, với Nghị định 01/2021 / ND-CP, các hộ gia đình kinh doanh không còn giới hạn về số lượng nhân viên.

3.6. Ngành nghề nào được quyền đăng ký hộ kinh doanh.

3.7. Ghi chú về các tài liệu cần thiết để đăng ký hộ kinh doanh

• Hợp đồng thuê nhà hoặc cho vay mua nhà giữa chủ nhà và chủ hộ kinh doanh phải được ký trực tiếp, không thông qua trung gian;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
• 2 bản sao công chứng của chứng minh thư / CCCD của chủ hộ và các thành viên của hộ gia đình cùng đóng góp vốn để thành lập hộ gia đình kinh doanh (nếu có);
• Giấy chứng nhận cho các ngành nghề có điều kiện (bản sao công chứng).

3.8 Lưu ý về những nghĩa vụ thuế mà hộ kinh doanh phải thực hiện.

• Nguyên tắc tính thuế áp dụng cho các hộ gia đình và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về VAT, thuế TNCN và các văn bản pháp lý có liên quan.
• Các hộ gia đình và cá nhân có doanh thu từ hoạt động sản xuất và kinh doanh trong một năm từ 100 triệu đồng trở xuống sẽ được miễn thuế VAT và không phải trả thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật. Các hộ gia đình và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai báo thuế chính xác, trung thực và đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn.